Por Adrian Challinor, director general de Osiris Consultants Ltd.

La sobrestadía es una cuestión necesaria, pero que a nadie le gusta. En pocas palabras, se trata de un coste cobrado por el propietario del buque cuando éste se excede del tiempo permitido en el puerto. Es una parte fundamental del contrato de transporte de mercancías tal y como se establece en el documento de fletamento.

Es obviamente importante. Un examen de los documentos de fletamento muestra que aproximadamente el 75% de las cláusulas tienen que ver con las operaciones en puerto. Si observamos la utilización de los buques de carga seca, vemos que más del 45% de su tiempo se pasa en el puerto. Por lo tanto, está claro que este tiempo de espera es una cuestión comercial y contractualmente importante.

Además, no es algo que se limite sólo al propietario del buque y al fletador: el fletador cobrará a sus operadores por las sobrestadías incurridas.

De hecho, los propietarios de los buques tienen la parte más sencilla: sólo tienen que calcular y facturar a su fletador. Pero detrás del fletador hay toda una cadena de suministro de comercios interconectados. En algunas operaciones puede haber muchas interacciones de compra/venta en las que la empresa comercial nunca ve la carga física, pero sigue siendo parte de la reclamación de sobrestadía.

Habrán comprado y vendido sobre una base FOB/FOB o CIF/CIF. Es muy posible que tengan las mismas condiciones en cada lado y, por lo tanto, el cargo por sobrestadía se reducirá a cero. Pero este no es el final de la historia. Hay muchos costes para ejecutar estas transacciones supuestamente nulas: costes internos, valor temporal del dinero, gastos bancarios. Los gastos no pueden desviarse del emisor original al receptor final, ya que no existe una relación contractual directa.

El efecto de esto es doble. En primer lugar, cada una de las partes de la cadena comercial tiene que realizar un cálculo de sobrestadía para el que necesita la Declaración de Hechos del puerto (SOF). Sin el SOF no pueden ni siquiera empezar a ver si el cálculo es válido. Cada parte de la cadena comercial realizará (o debería) su propio cálculo. Esto significa introducir el SOF en su calculadora de sobrestadía. Esto se hace transcribiendo el SOF desde su formato original, casi siempre a mano. Este proceso está plagado de errores tipográficos, lo que genera equivocaciones en la reclamación y ralentiza el proceso.

El segundo efecto es que, creyendo que tienen una exposición neta cero, ¿por qué alguien en la cadena comercial haría de esta su tarea más importante? Es demasiado fácil que estas reclamaciones no tengan prioridad en el tiempo de los analistas de sobrestadías. Esto supone retrasos en el tiempo de liquidación de la reclamación. La reclamación es algo que obliga contractualmente al fletador a pagar al propietario. Aunque rara vez se indica en la póliza de fletamento, es una práctica del sector que cada parte de las cadenas comerciales no pague ninguna factura de sobrestadía hasta que ellos mismos hayan sido pagados.

El efecto general de esto es que el propietario del buque se queda esperando el pago de una factura perfectamente válida, a menudo durante muchos meses. Una auditoría de una empresa comercial descubrió que los gastos de sobrestadía anuales ascendían a unos 300 millones de dólares; en cualquier momento había al menos 75 dólares de reclamaciones de sobrestadía pendientes atascadas en el sistema. Los propietarios de los buques actúan como banqueros de facto del sector marítimo: sólo pueden hacer una de estas dos cosas: subir las tarifas a los fletadores o asumir el golpe en un mercado ya deprimido.

Soluciones para el siglo XXI
Hay soluciones para esto. La primera es sencilla. Si el sector de los propietarios de buques adoptara la declaración de hechos digital, todo el proceso de tramitación de la declaración de hechos podría reducirse o, en muchos casos, eliminarse por completo. Se pueden crear documentos electrónicos para el SOF que se integren directamente en los sistemas comerciales o en las calculadoras de tiempo de permanencia independientes.

Es necesario mejorar el proceso de cálculo de la sobrestadía. Al disponer de calculadoras automatizadas que comprendan las condiciones del contrato comercial y de la parte fletadora, podemos acercarnos al objetivo de la tramitación directa (STP) con una intervención manual muy reducida. El procesamiento manual que se utiliza hoy en día simplemente añade fricción al proceso y crea errores de interpretación que retrasan la aceptación de las reclamaciones. La gestión manual de las reclamaciones de sobrestadía debería reservarse para el 20% de las reclamaciones realmente complejas que superan la capacidad de los sistemas actuales.

Más allá de esto está la necesidad de aportar una automatización colaborativa al proceso de negociación. Osiris está trabajando en soluciones que facilitarán el intercambio y el envío seguro de reclamaciones, documentos y mensajes a lo largo de la cadena de suministro. Al facilitar que las partes implicadas actúen en las solicitudes en lugar de dejarlas para mañana, se puede abordar todo el problema de la inercia. La información puede fluir hacia arriba y hacia abajo en la cadena de forma automática.

Cuando las partes finales se ponen de acuerdo sobre las reclamaciones, el uso de monedas digitales puede hacer que el movimiento de dinero desde los beneficiarios hasta el receptor final (el propietario del buque) sea mucho más rápido sin una mínima participación de la parte interviniente.

La solución al problema de la SOF

Cualquiera que haya trabajado en el sector de la demora sabe que la Declaración de Hechos puede entregarse en cualquier número de formatos. Algunos como hojas de Excel, pero sin un diseño o formato estándar. Algunos como archivos PDF, pero no todos se entregan como PDFs que puedan ser fácilmente transcritos. Incluso hemos visto algunos escritos a mano en papel normal y enviados por fax al destinatario. En el siglo XXI tiene que haber una forma mejor.

SOFeXchange es la respuesta. Con este sistema, todas las partes del puerto pueden colaborar en tiempo real para crear un único SOF con el que todos estén de acuerdo. Cualquier discrepancia puede resolverse en el momento en que se produce, y no cuando los documentos se acuerdan unos días más tarde. Mediante el uso de Smart Laytime Events™ se reduce el tiempo de registro de los eventos, a menudo con un solo clic.

El SOF electrónico se pone a disposición del armador, el fletador y los comerciantes, que pueden importarlo a sus calculadoras de tiempo de plancha. Al poner a disposición el SOF en el formato que mejor se adapte a sus necesidades, el SOF puede cargarse sin necesidad de volver a escribirlo. De este modo, se evitan todos los costes de tiempo de este proceso y se eliminan los errores tipográficos.

SOFeXchange está disponible a través de Osiris Consultants Ltd, que son especialistas en optimizar la logística comercial. Osiris cuenta con más de 40 años de experiencia en la transformación de procesos empresariales, de los cuales 20 se han dedicado al sector marítimo comercial. Póngase en contacto con Adrian Challinor a través de www.sofexchange.com, por correo electrónico a adrian.challinor@osiris.co.uk o por teléfono al +44-(0)7860-290-883.